FAQ

Questions fréquentes

Retrouvez les réponses rapides aux questions les plus utiles sur le démarrage, l'académique, les étudiants, la finance et les accès.

Commencer avec SmartUni

Comprendre le produit, les rôles, les blocs utiles et le bon ordre de démarrage pour l'établissement.

Par où commencer avec SmartUni ?

Commencez par le bloc qui répond au besoin le plus urgent de l'établissement, puis structurez les rôles et la mise en service étape par étape.

Que doit contenir le cadrage de départ ?

Le cadrage de départ doit préciser le besoin prioritaire, le périmètre initial, les équipes concernées, les rôles ouverts et les premiers jalons de suivi.

Académique

Structurer l'année académique, préparer les évaluations, saisir les notes et publier les résultats.

Pourquoi organiser l'année académique avant les évaluations ?

Parce que les évaluations, les listes et les résultats dépendent d'un cadre académique cohérent. Sans cette base, les opérations suivantes deviennent plus difficiles à relire et à corriger.

Étudiants

Structurer les dossiers, les inscriptions, les affectations et le suivi administratif du parcours étudiant.

Quand créer un dossier étudiant ?

Le dossier doit être créé dès que l'établissement a besoin d'une base administrative fiable pour suivre l'inscription et le parcours de l'étudiant.

Quand faut-il affecter une classe ?

L'affectation intervient quand le cadre académique est prêt et que le rattachement doit devenir exploitable pour les listes, évaluations et restitutions.

Comment savoir si un étudiant est vraiment inscrit ?

Un étudiant doit être considéré comme inscrit lorsque son dossier est validé dans le bon contexte administratif et académique, et que les équipes peuvent ensuite l'utiliser dans les opérations prévues.

Quand faut-il mettre à jour un dossier étudiant ?

Le dossier doit être mis à jour dès qu'une information utile change et que cette évolution peut avoir un impact sur le suivi administratif, académique ou financier.

Finance

Mieux facturer, enregistrer les paiements et suivre les opérations financières de l'établissement.

Comment lire un retard de paiement ?

Un retard doit être relu avec son contexte : échéance, dossier concerné, paiement partiel, rapprochement en attente ou besoin de relance. Il ne faut pas le traiter comme un simple chiffre isolé.

Accès et permissions

Organiser les comptes, les rôles et les responsabilités sans exposer la gouvernance à l'ensemble des équipes.

Que faire des accès lors d'un changement de poste ?

Il faut relire les droits ouverts, retirer ceux qui ne correspondent plus à la nouvelle responsabilité, puis confirmer un nouveau cadre d'accès cohérent avec le poste actuel.